Vous venez d’acquérir un nouvel ordinateur. Promis, vous allez en tirer un maximum et ne plus l’utiliser uniquement pour la messagerie et le web. Vous avez goûté un jour à  Excel et il vous a semblé être l’outil idéal pour gérer toutes vos listes : de la liste de vos livres, CD, DVD, bijoux, gadgets, vins fins, courses de Noël à  celle des membres du club de foot, de pétanque ou des copains de crèche de votre petit dernier.

Cette tâche, si séduisante au départ, est vite devenue un cauchemard. Les innombrables versions de cette fameuse liste jonchent votre bureau, vous ne savez plus quelle est la bonne version et surtout, ce fameux Excel ne donne pas du tout le résultat escompté. Les totaux ne se font pas , le tri des données est impossible, bref vous êtes prêt à  craquer.

Bien entendu, vous n’avez pas ouvert de mode d’emploi, vous êtes un intuitif! L »aide en ligne est toujours aussi mal faite selon vous. L’assistant liste offerte en standard par Excel vous a largué dès le premier écran. Alors que faire ?

Je démarre une série de billets avec quelques bons vieux conseils, qui fonctionnent pour toutes les listes et tous les tableurs comme Excel. Il n’est peut-être pas trop tard pour tout reprendre à  zéro! ;-)

1. Saisie des données

• Une liste de données dans un tableur (Excel ou autre) comprend des données organisées en lignes et en colonnes.
• Chaque colonne doit avoir un titre, dont le texte est entré dans une seule cellule (case ou champ).
• Ne laisser aucune ligne vide, ni aucune colonne vide dans la liste. Il peut y avoir des cellules vides (Champ vide)
• Entrer une seule information par cellule, comme par exemple une colonne pour le numéro postal, une pour la localité, une pour le pays; une colonne pour le nom et une autre colonne pour le prénom. Ne pas mélanger deux types d’information.
• L’affichage des nombres et dates peuvent être modifié à  tout moment, pour autant que la saisie soit correctement faite : 12.12.2007 ou 12/12/07.
  Truc : si la date entrée reste affichée à  gauche de la cellule, alors Excel l’a considérée comme du texte et vous ne pourrez pas effectuer de calcul avec ce champ, ni trier vos données par ordre chronologique des dates entrées. Recommencez jusqu’à  ce que le texte soit automatiquement aligné à  droite (sans utiliser de mise en forme)
• Ne pas répéter la ligne de titre au milieu de vos données, parce que vous souhaitez l’imprimer sur chaque page papier. On définit cette option de mise en page en indiquant les lignes ou colonnes à  répéter en haut ou à  gauche sur chaque page imprimée
• Pensez à  l’exploitation de vos données plutôt qu’à  « faire joli » sur le papier. Les tableurs servent avant tout à  faire des calculs, à  organiser facilement les données en les triant, retriant, calculant. L’impression n’est qu’une étape et il existe des mises en forme automatique qui vous permettront d’obtenir de bons résultats en quelques clics
• Pour ne pas « briser » votre liste, insérer les formules de totaux sur une 2ème feuille du classeur, en définissant une plage de données assez large. Ainsi, à  chaque ajout d’un nouvel élément dans la liste, la feuille des totaux est mise à  jour, sans qu’il soit nécessaire de déplacer des lignes. Il y a d’innombrables formules de calcul assez simples, j’y consacrerai un billet. Si vous devez compter des données manuellement, visuellement, alors votre utilisation du tableur n’est pas la bonne!
• Correctement saisies, les listes pourront être exportées dans un carnet d’adresses, puis synchronisées avec d’autres applications, votre téléphone mobile par exemple. A l’inverse, les données d’un carnet d’adresses Outlook, Apple Mail, etc, peuvent être importées dans Excel.

Exemple de liste de données

A éviter

Pour en savoir plus

• Le Compagnon.info Excel : Liste de données
• Catégorie Tableurs Formation de l’Open Directory – Dmoz
• Quelques liens pour débutants